• 用PPT做个图片展示系统

    日期:2008-05-30 | 分类:VBA

    上次我们说了用插入PowerPoint对象的方法做画中画的效果,很简单。但用VBA做效果会更好。喂,不要我一说VBA你就走开嘛,其实VBA也很简单,如果你以前没有接触过VBA,不妨从这篇文章开始了解它,熟悉它,掌握它,说句夸张一点的话,不懂一点VBA,你都不好意思跟人家说你会PPT。:)我保证讲得通俗易懂,我的一位朋友说过,如果你不能将一个技术讲得很通俗,那说明你自己还没有掌握这门东西。所以如果你看了还是不明白,那是我的问题。


    先来说点基本知识:
    1.什么是VBA?
    VBA是微软专门为OFFICE开发的一个自动化语言。什么是自动化语言?就是你想要OFFICE程序比如PPT做一个什么事情,你不能象我们平时说话那样,“唉,那个PPT,帮我把这张图片放大一倍“,PPT听不懂,必须得用它听得懂的语言跟它说,它才帮你做事。所以我们想要跟PPT对话,得先学习它的语言,这个语言的名字就叫做VBA。跟学习英语一样,VBA也有自己的语法什么的,但是英语8级你都可以考过,VBA算什么,它用到的关键字还不到几百个,常用的也就这么几十个,比起英语来拿简直太小儿科了,而且还不用开口讲。

    2.VBA写在哪里?
    既然不用开口讲,那就只能书面交流了。你要把你说的话写在哪里呢?我们先新建一个PPT,在第一个页面,注意是第一个页面状态下,选择菜单--视图--工具栏--控件工具箱,把控件工具箱调出来,上面有很多东东,不管它了,以后慢慢研究。先单击按钮,在PPT上再单击一下,页面上就多了个按钮出来。选中它按鼠标右键,选查看代码,跳出了一个窗口,在窗口的左边,你应该用看到”VBAProject(演示文稿1)“这样一个东西,下面还有一个Slide1这样的字眼,双击Slide1,右边空白的地方就是写VBA的留言板了。当然这样的方法不是正规的,但很直观。在VBA中,Slide1的意思就是该PPT第一页,同理Slide2就是第二页。所以在Slide1中写VBA,PPT只会在第一页中帮你做事,到第二页就不灵了。如果你想在所有PPT的页面中你的命令全部有效,那得插入模块,在模块中写,但我们今天做的这个东西偏偏就只有一页,所以不用管模块了,就在Slide1中写吧。

    好了,基本知识就这么多了,来看看我们要做的东西吧。我们想做一个图片展示系统,就是网上很多的那样,单击小图出大图和说明,大概的样子象图示这样:

    分析功能:
    1.单击小图,小图消失,大图出现,说明文字出现。
    2.单击关闭,大图,说明文字消失,小图归位。

    核心的代码其实只有2段,先贴出来

    ===========================
    Sub One()
    Shapes(6).Visible = True
    Shapes(1).Top = 150
    Shapes(1).Left = 230
    Shapes(1).Width = 262
    Shapes(1).Height = 209
    Shapes(8).Visible = True
    End Sub
    ==========================
    这是点击小图出大图的代码,简单吧,什么意思呢?
    1.Sub One()
       End Sub

    这是固定格式,所有的功能都以Sub xx()开始,以End Sub结束,这个XX可以自己命名,但不能乱取,比如数字就不可以,这里因为我是想单击第一张图片实现功能,所以取了个One.
    2.Shapes(6).Visible = True
    Shapes就是在ppt页面中的元素,一张图片叫Shapes,一个文本框也叫Shapes,大家都叫Shapes,那怎么区分呢?比如我们上面说的“唉,那个PPT,帮我把这张图片放大一倍“,这张图片是哪张图片?所以具体到每个Shapes,后面还要跟个(),括号里面的数字代表哪个。这个数字怎么来?是这样的,比如图片,第一张插入的就是1,第二张插入的就是2,但是要注意,如果你把二张图片的叠放次序改了,第二张图片放在了第一张图片的上面,那么第二张插入的图片就变成了Shapes(1)了。所以其实在PPT中在最顶层的那个元素就是1,以此类推。
    Visible的意思就是看得见,True就是真,要是看不见呢?就是Flase,整句话的意思就是“唉,把第六层的那个东东显示出来。”在本例中Shapes(6)就是指大图的背景框
    3.Shapes(1).Top = 150
    Shapes(1).Left = 230
    Shapes(1).Width = 262
    Shapes(1).Height = 209
    Shapes(8).Visible = True
    有了2的解释,3就很容易了,就是把第一张图片的位置设成离顶部150,离左边230,宽262,高209,Spapes(8).Visible=Ture的意思就是把第一张图片的说明文字显示出来。因为在本例中第一张图片的说明文字是放在第8层。

    写完代码后怎么调用呢?
    在ppt页面中选中第一张图片,鼠标右键--动作设置,选择单击鼠标--运行宏,把Slide1.One选上就可以了。
    还有一段代码是实现小图归位的,这里就不罗嗦了,下了DEMO慢慢看吧。
    很希望看完这篇小文后,你会觉得VBA其实不难,接着有兴趣深入,那正是我希望的。

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  • PPT与OFFICE数据链接之EXCEL

    日期:2008-05-29 | 分类:技巧

          我爱想想在留言中说,公司里每月都要做同样的报告,里面有翔实的数据。这让我回想起以前上班的时候,每月也是有生意回顾,销售分析报告这类事情的。每份报告的格式基本是一样的,只不过数据要随时更新。PowerPoint是OFFICE的一个组件,而OFFICE提倡的是协同办公,也就是说,PowerPoint和ACCESS,EXCEL,WORD,OUTLOOK等是紧密结合的,数据也是可以交互的,运用的好是可以提高工作效率的。
          PowerPoint和OFFICE其他格式文件交换数据最好的方法是通过VBA,功能相当强大,只有想不到,没有做不到,但VBA毕竟牵涉到编程,一般用户很难马上掌握。所以今天介绍一种我们以前偷懒常用的方法,非常适合需要重复更新数据,但格式基本一致 的PPT报表制作,很简单哦。
          正如提到的一样,PPT只是一个展现数据的载体,虽然本身也有图表编辑功能,一点不逊于EXCEL,但遇到数据量大的工作,制作图表之类还是用EXCEL顺手。


    1.在EXCEL中制作图表,并设定好图表的格式。建议一个工作表放一个图表的数据和图表,为了日后工作方便查找,可以将工作表的名称设定为PPT1,PPT2....制作好的文件如图所示:

    2.将上面EXCEL文件保存,并在同一目录下新建一个PPT文件,设定好模板,版式,颜色,LOGO等。将上面EXCEL文件的图表选中并复制。

    3.在PPT当前页面中选菜单--编辑--选择性粘贴

    4.在弹出的对话框中“粘帖链接”,按确定。复制的图表将以EXCEL对象被粘帖到PPT中。

    5.在PPT页面中适当调整图表位置大小,注意按住Shift键缩放,否则会变形。增添其他元素保存就可以了。这个PPT中复制的图表数据是和EXCEL链接的,只要ECXEL的数据更新了,PPT中的数据也会自动更新。

    6.以后每次打开PPT文件都会有提示是否更新链接

    7.也可以在打开的页面中选中图表直接按鼠标右键选取“更新链接”来更新数据。

    这样就一劳永逸了,以后每月更新数据只要在EXCEL中进行就可以了,PPT会自动同步更新数据了。几个注意事项:
    1.EXCEL源文件和ppt最好放在同一目录下。
    2.EXCEL中的图表事先设定好格式,这样不用再PPT中再设置,图表大小最好符合PPT页面需要。
    3.每个月拷贝原来整个文件夹,在新文件夹中更新当月数据,就不会搞乱上月的数据。

    PPT中标题栏有时会有数据,比如“本月销售比同期增长X%多少”,这也可以在EXCEL的单元格中打上文字和设定公式计算单元格,然后把文字和计算单元格以上面同样的方式选择性粘贴到PPT的标题栏中,这样X%数据也会同步更新了。

    这种方式还有一个好处是,当你不小心出现弄错数据的时候,你可以跟老板说:不是我的错,是电脑链接出了问题! 然后马上更新下EXECL数据,接着跟老板说:你看嘛,我都没动PPT,真的是程序的问题。:)
    修改了以前的一个例子供下载参考:

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  • 召唤精灵-MS Agent在Powerpoint中的应用

    日期:2008-05-28 | 分类:VBA

    MS Agent推出已经很久了,本来我以为会非常流行,是将来的趋势,但实际上好像反应不太热烈。这次做一个自学用课件需要用到帮助系统,客户要求新颖和与众不同,突然想到了MS Agent,查了一些资料,真是觉得太棒了,我根据微软的例子简单修改做了个DOME大家可以下载感受下。

    如何使用?
    首先当然要将“宏”的安全性设为中,打开文件时候同意启用宏。
    放映PPT时按提示调用帮助精灵

    MS Agent入门
    MSAgent是微软在90年代发布的一项技术,最早用在OFFICE帮助上,称作OFFICE助手(你还有印象吗?)主要用处是提高人机交互的有效性和易用性,用户界面上由卡通角色,对话框等组成。默认的卡通角色有四个:Genie、MerLin、Bobby和Peedy(XP中默认的只有MerLin),但其他第三方提供了大量的Agent精灵,甚至可以通过微软提供的精灵编辑工具制造自己喜爱的动画精灵。这些精灵全部由自己各自的动作,如果安装了语音引擎的话还可以通过语音交互。

    安装MS Agent
    幸运的是如果我们的操作系统是windows2000以上,系统已经自带了MS Agent,不用安装了。我想我们大多数人用的都是XP吧?MAC的我没有试过,大家可以看一下在c:\windows\有没有一个msagent的文件夹,有的话就是已经安装了。如果没有,需要安装三个文件:
    1.msagent.exe
    2.tv_enua.exe
    3.merlin.exe
    这些文件可直接从微软网站下载。

    MS Agent的主要命令
    在本例中,对精灵发出命令只要直接写在PPT的备注页中,是的,你没有看错,就是只要写在备注中,方便哦!大家下载文件后可以看一下备注页,主要的命令有:
    AUDIO 
    END
    HIDE
    LOOP
    MOVE
    NEXT
    PLAY
    SAY
    其中最常用的是MOVE(移动精灵到某个位置),PLAY(播放动作),SAY(说话,显示文字提示),你自己可以随意修改,调换作出你自己的系统。要注意的是例子中只有1页PPT,如果你想做成多页,将END命令移到最后一页,END命令意思是结束精灵。从第二页开始不需要SHOW命令,其他都是一样的了。

    主要动作列表

     

    动 作 名 称  含   义  动 作 名 称  含   义 
    Acknowledge  承认  Alert  警告 
    Announce  宣布  Blink  眨眼 
    Confused  困惑  Congratulate  祝贺 
    Decline  拒绝  DoMagic1  魔法 
    DoMagic2  魔法  DontRecognize  不承认 
    Explain  解释  GestureDown  往下姿势 
    LookDownBlink  往下看眨眼  LookUp  往上看 
    LookUp  往上看  Processing  处理…… 
    Read  阅读  Sad  悲伤 
    Search  搜寻  Searching  寻找……
    Uncertain  不确定  Pleased  高兴 
    uggest  建议  Surprised  吃惊 
    wave  挥手  Write  书写
    在实际应用中,还可以做出很多变化,如MS Agent不支持中文语音,可以采用调用外部WAV文件的方式了让精灵讲中国话等等。

    DEMO下载

     

  • PPT的画中画

    日期:2008-05-28 | 分类:技巧

    画中画是电视上的一个功能,技术上很早就已经实现了。在PPT中也有画中画的功能!如果一个Slide有太多内容怎么办?简单的办法就是做多几个页,但这有个结构上的问题,假设我们想要做个图片浏览系统,这在网上很常见,比如在主界面点击缩略图,打开大图,再点击大图,返回主界面。一般的方法是:在主界面的缩略图上加上动作,使鼠标点击时,移到大图的页面,在大图的页面加上动作,点击时返回主界面。那么能不能在只有一个页面的情况下实现这些功能?答案是肯定的,通过插入PowerPoint对象可以轻松实现,是的,就是在PPT中再插入一个PPT,听起来很象画中画吧。

    1.在页面上,菜单---插入 ---对象-----Microsoft PowerPoint演示文稿,单击确定就会在当前幻灯片上插入一个PowerPoint对象的编辑区域。

    2.在编辑区域可以编辑PPT,方法跟正常PPT编辑是一样的,当然也可以加上各种效果。

    3.播放时点击小图,自动切换到大图,点击大图返回。

    这个方法是很有效的,最近在从事一个E- learning的项目开发,发现平时很多用不着的东西其实在特定情况下都是有用的。比如客户提出在自学课件中要有解释功能,即点击某一名词,出现解释,如果用多页的方法势必将整个PPT的结构破坏,而用超链接出现注释的方法,对文字的大小没有办法控制,而且不可能有动画和图片,用动画和触发器,页面结构又一塌糊涂,最后还是这个解决方案最好。缺点是文件会变得很大。

    讲得罗里罗嗦的,这是最近的毛病。 

    update:7月3日新增例子下载:

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  • PowerPoint是什么?

    日期:2008-05-21 | 分类:介绍

    这真是一个白痴的问题!据说现在每天有超过三千场的演讲或展示使用了PowerPoint,每天有超过三亿页的PPT被创作出来。如此之多的用户在使用这个软件,至少证明了两点:
    1.PowerPoint是很容易使用的。
    2.大家都认为PowerPoint是有用的。

    但是PowerPoint到底是干什么用的呢?你能告诉我吗?
    我自己第一次接触类似PowerPoint的东西是读书时候某堂世界名画欣赏课,老师拿来了一台“胶片投影机”,差不多象图片中的一样。但可以肯定的是绝不是这个型号。
    老师将印有名画的赛璐璐胶片一张张的放在投影机上,然后屏幕上就会显示出全副的图画。胶片是非常贵的,而且制作这样的胶片据说也很费时间,现在我想当初Robert Gaskins也应该是看到这个现状,才会想到这里面的巨大商机,从而去编写一个PowerPoint软件,后来这个软件以1700万美元的价格买给了微软。现在,当然你也看见了,全世界的人都在使用它。

    但是对powerPoint的批评从来没有停止过,PowerPoint有被滥用了吗?我的答案是:是的。我觉得PowerPoint的最大罪过是它太优秀了,以致于人人都能使用它,而且即使是最糟糕的想法或者提案都能隐藏在PPT华丽的外表下。所以观点或见解没有关系,只要你的PPT做得漂亮一点,动画多一点,图片美丽一点,OK了,没有人会指责你的内容。随便打开一本教材,将目录页的文字摘抄在每页的PPT上,配上酷酷的过场,在网上下一个好看的模板,一切搞定。

    在公司里PowerPoint也是提升工作效率的好帮手,本来向老板汇报工作如果用Word写至少要几千字的东西现在只要用十几页的PPT就可以了,打几个关键字,用些bullet
    很是省力,这样的伎俩我以前也常用,而且屡试不爽。耶鲁大学图像大师爱德华•塔夫特的评价也许是最中肯的了,他说这款软件将形式提升到内容之上,一针见血!

    这里面有个咨询业的原理,叫“垃圾进,垃圾出”,本来就是垃圾的东西,再出来肯定也是垃圾,但PowerPoint的本事却是使出来的东西看上去不象垃圾。以这个原理来分,评价PPT可以有以下几种:

    • 垃圾的内容+垃圾的设计=绝对的垃圾
    • 垃圾的内容+好的设计=看起来不像垃圾
    • 好的内容+垃圾的设计=看起来像垃圾
    • 好的内容+好的设计=精品

    这当然不是PowerPoint的错,错的只是我们而已!

    再回到那个白痴的问题,PowerPoint是什么?有人将它用作试卷系统,有人将它改造做各种DIY用途,也有人将它用作动画,以能达到FLASH的效果(令我疑惑的是为什么不直接用FLASH呢?)。这些尝试当然不能说是错的,但是我想PPT最常用的用途分类的话也许是以下几种:

    • 报告(项目,提案,观点...)
    • 教学课件
    • 演示(产品,公司介绍...)

    那么让我们围绕这些最常用的东西来探讨一些如何做出“精品”的的方法吧。(待续)

     

  • 看不见的线

    日期:2008-05-17 | 分类:版面

    这几天,一直在关注着远方那突如其来的灾难,不是说我有多爱国,也不是说我想表达泛滥的爱心,而是对生命脆弱的感慨,和那些无辜的受害者以及大家所表现的一切时常让我忍不住泪下。这是个技术型博客,我不想展示自己过多的情感,让我们以各自的方式为他们祈祷吧。

    在实际设计中,我们经常会说有一条“看不见的线”在引导着我们,其实看不见线的是观众,设计人员是必须看见的,下面以版面设计为例举一些基本的原则,这些原则可以举一反三帮助我们在排版上稳定版面,进而突破。

    1.版心线
    这是最基本的,如果心中有版心线的概念,排版和版面上至少不会很难看。

    2.十字
    十字天生具有平和稳定的感觉,医疗,宗教上采用这个结构不是没有道理的。

    当然,还可以左十字,上十字,下十字。
    3.三分原则
    中国人叫九宫格,是最被大家熟知的构图原则,在摄影,网页设计上也被大量采用,PPT版式中如果图片放在上三分一,就有了“天”,放在下三分一,就有了“地”,关于天地我一直很另外想写一篇文章,以后吧。

    4.黄金分割,黄金比率
    知名度太高了,ipod的设计也是按照黄金比率来的,上面的三分法其实在某种程度上也是黄金比率的一种。黄金比率由很多表现形式,最简单的如下:

    5.收纳框
    有较多图片或文字的时候,设计PPT时不妨设定几个假象框把它们收纳起来,版面就会显得干净。

    只要我们记得“看不见得线”,作出稳定干净的版面就没有了问题。只要我们心中有看不见的线,我们就会牵挂着远方的人。
  • 突出文本的几种方法比较

    日期:2008-05-12 | 分类:版面

    1.下划线
    下划线对阅读的干扰其实是很大的,所以如果可以的话应该尽量少用下划线

    2.加大字号
    对于中文字体来说,至少要加大字号2-3级才能起到突出文字的作用,但是应该避免在同一段文字中使用不同的字体。

    3.斜体
    斜体也不易于阅读,相对于粗体,我宁可使用粗体

    4.颜色
    颜色或许是对中文字体来说最好的突出方式了。

    5.反衬
    反衬在吸引注意力方面也是非常有效的

    6.闪烁
    闪烁应该只能用在表示非常关键的字词,而且可以马上关闭才行,试想一下紧急状态灯闪呀闪的老不关掉,头不头晕?这个也是极力反对在PPT中使用GIF动画的原因,不但是GIF,其他动画如没有必要也应该少用,不要为了动画而动画。

    总结:
    既然是突出重点,但就应该是少数部分文字,原则上不应该超过1/10,否则的话突出还有什么意义?

  • 真水无香模板下载

    日期:2008-04-25 | 分类:模板下载


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