• PPT与OFFICE数据链接之EXCEL

    日期:2008-05-29 | 分类:技巧

    版权声明:转载时请以超链接形式标明文章原始出处和作者信息及本声明
    http://www.blogbus.com/pptdesign-logs/21887169.html

          我爱想想在留言中说,公司里每月都要做同样的报告,里面有翔实的数据。这让我回想起以前上班的时候,每月也是有生意回顾,销售分析报告这类事情的。每份报告的格式基本是一样的,只不过数据要随时更新。PowerPoint是OFFICE的一个组件,而OFFICE提倡的是协同办公,也就是说,PowerPoint和ACCESS,EXCEL,WORD,OUTLOOK等是紧密结合的,数据也是可以交互的,运用的好是可以提高工作效率的。
          PowerPoint和OFFICE其他格式文件交换数据最好的方法是通过VBA,功能相当强大,只有想不到,没有做不到,但VBA毕竟牵涉到编程,一般用户很难马上掌握。所以今天介绍一种我们以前偷懒常用的方法,非常适合需要重复更新数据,但格式基本一致 的PPT报表制作,很简单哦。
          正如提到的一样,PPT只是一个展现数据的载体,虽然本身也有图表编辑功能,一点不逊于EXCEL,但遇到数据量大的工作,制作图表之类还是用EXCEL顺手。


    1.在EXCEL中制作图表,并设定好图表的格式。建议一个工作表放一个图表的数据和图表,为了日后工作方便查找,可以将工作表的名称设定为PPT1,PPT2....制作好的文件如图所示:

    2.将上面EXCEL文件保存,并在同一目录下新建一个PPT文件,设定好模板,版式,颜色,LOGO等。将上面EXCEL文件的图表选中并复制。

    3.在PPT当前页面中选菜单--编辑--选择性粘贴

    4.在弹出的对话框中“粘帖链接”,按确定。复制的图表将以EXCEL对象被粘帖到PPT中。

    5.在PPT页面中适当调整图表位置大小,注意按住Shift键缩放,否则会变形。增添其他元素保存就可以了。这个PPT中复制的图表数据是和EXCEL链接的,只要ECXEL的数据更新了,PPT中的数据也会自动更新。

    6.以后每次打开PPT文件都会有提示是否更新链接

    7.也可以在打开的页面中选中图表直接按鼠标右键选取“更新链接”来更新数据。

    这样就一劳永逸了,以后每月更新数据只要在EXCEL中进行就可以了,PPT会自动同步更新数据了。几个注意事项:
    1.EXCEL源文件和ppt最好放在同一目录下。
    2.EXCEL中的图表事先设定好格式,这样不用再PPT中再设置,图表大小最好符合PPT页面需要。
    3.每个月拷贝原来整个文件夹,在新文件夹中更新当月数据,就不会搞乱上月的数据。

    PPT中标题栏有时会有数据,比如“本月销售比同期增长X%多少”,这也可以在EXCEL的单元格中打上文字和设定公式计算单元格,然后把文字和计算单元格以上面同样的方式选择性粘贴到PPT的标题栏中,这样X%数据也会同步更新了。

    这种方式还有一个好处是,当你不小心出现弄错数据的时候,你可以跟老板说:不是我的错,是电脑链接出了问题! 然后马上更新下EXECL数据,接着跟老板说:你看嘛,我都没动PPT,真的是程序的问题。:)
    修改了以前的一个例子供下载参考:

    下载 

    分享到:

    评论

  • 杯具的是在office2007里不能正常使用了。
  • 谢谢
  • 学到了很有用的东西
  • 谢谢好文章,以转到www.eechi.com.cn
  • 谢谢你介绍的技巧,这样的链接我也一直在用,只是这种报告很难做出新意,你在博客里介绍的很多思路好象都无法让我融会贯通在报告中,大量的数据往往只是贴点EXCEL图表了事,不知有否你认为在这方面不错的DEMO推荐给我,让我好好学习,也希望能和你多聊聊这方面的技巧(包括构图、着色、图表类型的选择等等),好不容易找到盏明灯,不禁贪心起来,呵呵。。。如果在这里交流不方便,发邮件给我可以吗?先谢谢啦!看到你今天的回复特别高兴,嘿嘿。。