PPT设计及其他

这次在上海交流的文稿：

讲稿内容分成两部分：

第一部分主要讲PPT设计方面，总结学好PPT的两个体会：触类旁通和举一反三，其中重点讲了触类旁通（PPT的分类，不同类别的特征和设计重点），而举一反三只举例了“对齐”这一点，并没有展开其他的要素。第一是因为时间关系，45分钟的时间是不可能讲到全面的设计要素，第二是因为我觉得关于设计方面对于PPT来说还不是最重要的，举一反三，那么什么产生“一”呢？

这就是第二部分的内容，比“一"更高一个境界的所谓的”道生一“。其中概括了三个要素：

1.思考：PPT的内容比什么都重要，尤其是商业类更重视”提供价值“，没有价值的PPT是垃圾，而产生价值的方案需要的思考能力和解决问题的能力，举例了两个案例和一些思考技巧的方法。

2.呈现：主要讲得的是呈现顺序的问题，将思考的内容以合理的，对方能理解的顺序呈现。列举了5种最基本的，可以应用在任何地方的信息组织方法。同时也列举了三种在商业和教育中最常用的，已被证明有效的呈现方法。

3.互动：本来被设计成现场互动来解释，但因为担心时间问题没有进行（这也是这次我感觉比较遗憾的一点，没有和大家有一个深入的交流，会后除了和个别朋友有交流外，大多数都没有机会交谈，希望能在博客留言和论坛中有机会得到大家的指教）

下载点这里

参加博文视点举办的“演说之道”上海站，见到了很多没有见过的活人，嘿嘿，列举如下：

朱编辑：古典得如同婉约派的小令，手执团扇，就是仇英的苏州仕女图
孙小小：基本所有时间就在画名片
王佑老师：如在水浒中，江湖人称不是“玉面郎君”就是“白面书生”
Zsign：此厮练过朱砂掌之类，出手却是化骨棉掌，比如三国杀喜用甑姬
陈魁老师：人如其名，想必其人生也彪悍
人科兄：中国移动的大客户，一个电话能打一个小时吗？他说：我能！
Tab：除了担任战地记者外，还兼任火线运输，20分钟能穿过半个上海，属于我党的后勤主任
小田：年轻得令人嫉妒，想不到现在还有人在用童工

这次还见了几个网友，比如从昆明跑过来的“屠宰场屠夫”，这家伙长相酷似和菜头老师，同样腿毛飘飘，让我怀疑是不是云南专产此物？半夜潜入我房，坦胸露怀，促膝长谈，时不时用手轻抚其肚，颇有汉晋之遗风。还有杭州的Eric，他居然姓“亓（qi)”，我实在是孤陋寡闻，从来没有见过这样的姓氏。

这次去上海真的很开心认识了这么多朋友，整个过程也很顺利，除了去的时候在机场飞机延迟达四个小时，竟然用一个豆沙包就把我打发了，起码给个肉包嘛，你说是不是？严重鄙视春秋航空，便宜没好货，在此立志：此生再不坐春秋航空了。

以上人物介绍排名不分先后，判语纯属胡说八道，各位若想见到真人，以后有机会还是参加现场吧。

现邀请您亲临现场，见证获奖作品的诞生，学习获奖作品精华，与国内权威的PPT专家们面对面交流。具体活动流程如下：

活动时间：2009年08月01日13：30-16：30
活动地点：北京市西城区北礼士路101号金泰之家酒店（距车公庄地铁约200米）
活动费用：AA费用 20元，仅作为茶歇，场地费使用。
活动流程：
13:30-14:00 签到 自由交流时间
14:00-14:10 主持人介绍本活动和到场嘉宾
14:10-14:25三等奖颁奖及作品点评
14:25-14:45二等奖颁奖及作品点评
14:45-15:00茶歇
15:00-15:20一等奖颁奖及作品点评
15:20-15:40 特邀嘉宾发言
15:40-15:50 合影留念
15:50-16:30 PPT专业自由交流

乘车路线：地铁：地铁2号线车公庄站A出口向西看到红绿灯（官园珠宝城）向北30米公车：392路、21路、743路、701路、107路、19路、685路、特4路、107电、118电，387路、939路、632路、375路、604路、650路、438路、50路、运通106路，车公庄站（官园珠宝城）向北30米

报名与咨询方式:
在线：QQ: 459228908（请注明参加PPT颁奖活动）
邮件：info@afii.com.cn
电话：010—51295108-188
联系人：欧阳榕 附：

主办单位简介：

安飞国际，中国第一家课件制作培训机构，倡导基于PPT的“零技术”多媒体网络课件制作。

 扑奔网，国内知名的PPT论坛，全国PPT爱好者交流学习的平台。

栖息谷论坛，著名管理人员论坛，汇聚国内管理人精英。《家书》是中国最大的管理类网络社区“栖息谷”的品牌内刊。“栖息谷”发展五年来,受到管理圈人士的追捧与广泛认可,已经成为中国网络管理人的栖息地,由此,“栖息谷”被会员称之为“家园”,会员自称为“家人”。

PPTdesign : 大乘起信创办的Google论坛，探讨PPT有效沟通之道。

在徐清枫同学的blog里看到他的一篇文章，根据他的推理，PPT并不是PowerPoint的缩写，而是有可能是PowerPoint Presentation的缩写，我很喜欢他的推测。现在PPT好像已经成了一个约定成俗的语类了，但是到底PPT是怎么来的，它是不是就是PowerPoint的缩写呢？本着求证的态度，找了很多资料，可惜都没有答案。最后决定给Robert Gaskins写封信询问一下，他是PowerPoint最初的编写者，应该最有发言权。老人家非常热情，回了一封非常详细的解释，大概总结一下意思如下：

1.PPT并不是PowerPoint的缩写，而是简称。（这个要怪我的英语水平不好，在Gaskin看来， acronym（缩写）和abbreviation（简称）是不一样）。
2.最初他编写PowerPoint的时候是给苹果系统写的，但当时他们已经预见到了微软将来可能一统江湖，所以在文件命名的时候还是遵循了微软的规则，就是后缀名不能超过3个字母，文件名不能超过8个字母。
3.在起名字的时候，很自然的就把PowerPoint的前中后三个字母提取出来成为后缀名，接着又衍生出一个系列如PPS（PowerPoint show)等。
4.在新的微软系统中，已经没有了后缀名只能3个字母的限制，所以2007版的就有4个字母的后缀名了，如PPTX，这个X是基于XML而来的。

虽然最后的答案还是没有出人意料，但总算也了解到了事情的来龙去脉，是一份不错的收获。将Gaskin的原信附上，大家一起学习吧。
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Dear Eddie Liu,

  Thanks for writing about the meaning of "PPT".

  "PPT" is not properly an acronym for PowerPoint, because

            "Acronyms ... are abbreviations that are formed using the
       initial components in a phrase or name. These components may
       be individual letters (as in CEO) or parts of words (as in Benelux or
       Delmarva)."
       --http://en.wikipedia.org/wiki/Acronym

 An acronym can be formed by taking the initial letters of multiple
words, sometimes only the important words, for example

       BBC: British Broadcasting Corporation
       CNN: Cable News Network
       USA: United States of America

(there are other types as well).

  So an acronym is a special kind of abbreviation formed from initial
components such as letters, and "PPT" was not made up that way.  (All
acronyms are abbreviations, but most abbreviations are not acronyms.)

  The need for the abbreviation "PPT" came about in this way.  In
Microsoft's early MS-DOS system and later in Windows, every filename
ended in a dot (".") followed by a short "file type".  (See
http://en.wikipedia.org/wiki/Windows_file_types.)  In MS-DOS in the
1970s, and then in early versions of Windows built on MS-DOS, the file
type had to be only 3 letters.  A filename had a maximum of 8 letters,
then the dot, then a 3-letter file type, so this naming format was
called "8+3".  When PowerPoint was invented, we had to decide on a
3-letter abbreviation to identify its files to the operating system.
Even though PowerPoint was developed first for Macintosh, we knew from
the very beginning that the most important target would be Microsoft
Windows, so we planned for it all along.

  In English, abbreviations of single words are often formed by
taking the first letter of the word and the last letter of the word,
adding between them the most important letters from the middle to show
what the word sounds like.  For example,

  MR:  mister
  JR:   junior
  DR:  doctor
  REVD:  reverend
  MGMT: management

  We made "PPT" as an abbreviation for PowerPoint, by taking the
first 'P" and the last "T", adding between them the middle "P":
PowerPoinT.  This was natural, because in English "power" is a common
word all by itself, and "point" is a common word all by itself, so
people understand "PowerPoint" as a combination of the two
words--further indicated by the fact that we capitalized both "P"s.

  "PPT" was a natural English abbreviation for the word "PowerPoint"
and it was the right length (3 letters) to be an MS-DOS file type.

  As to the others, any computer program deals with many types of
files.  Each file type required a different 3-letter abbreviation.  We
made up other file types by making them similar to "PPT"--for
instance, "PPS" for "PowerPoint Show".  Since they all start with "P",
you can sort a list of files by their file types and find all the ones
for the PowerPoint program sorted together.

  Much later (as you say, starting with PowerPoint 2007), Microsoft
introduced new files formats, the XML-based formats.  By this time,
file types could be longer than 3 characters because the foundations
of Windows had been entirely rewritten.  For example, in early
versions of Windows, HTML files could only have the file type "HTM"
("index.htm"), but now you often see HTML files of file type "HTML"
"index.html").

  Microsoft used this freedom to make 4-letter file types for the new
formats, by using the old file types ("PPT", "PPS") and adding an "X"
(from "XML"), resulting in new file types "PPTX", "PPSX" and so forth.
 This way you can look at a listing of one of the new files and see
instantly that it is, for example, "the XML revision of a PPT file".

  I hope this explains how "PPT" came about.

Best regards,

Robert Gaskins

有人邀请我做评委，不好推脱。其实做评委除了满足一下乌有的虚荣心外没有其他好处，而且有风险，杨二车那姆就是例子。“专家”这个词目前是贬义的，成为专家也很容易（可以参考这里）。我有自知之明，不过是尽份力吧。

参加比赛当然是想赢的，况且有奖品。但若是冲着奖品去的，恐怕大多数人会失望，因为得奖的毕竟是少数。国内PPT的制作水准究竟在哪里？我个人很想通过这次比赛了解一下，但这个前提是参与的人要多，没有一定的基数，比赛所反映的质量就没有代表意义。从这个方面说，我很希望参与的人多一点，得不得奖都无所谓，至少你可以了解自己和别人的差距。PPT这个东西技术含量并不像其他电脑技术高，所以应该有比较广泛的群众基础。但是如果以为没有一定的创意就能做好PPT，那也是误解，如果你准备参加这个比赛，我的建议是用心做，不要随便下载个模板打上几个字就交差，这浪费了你的时间，也浪费了我们的时间。你，准备好了吗？

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以下是官方介绍：

【活动主题】
扑奔第二届PPT大赛暨安飞国际第一届PPT宣传片大赛
【奖项设置】
本次共设置了奖项5个，其中包括：
一等奖（1名）——获奖证书+1000元现金+扑奔荣誉勋章
二等奖（2名）——获奖证书+160G移动硬盘一个 +扑奔荣誉勋章
三等奖（3名）——获奖证书+8G U盘一个+扑奔荣誉勋章
优秀奖（15名）——获奖证书+扑奔荣誉勋章+2000扑币
其他入围奖（若干）——1000扑币

评委会成员】
何佳瑾：资深课件制作专家。组建中国最早的课件制作团队（2001年起），参与SkillSoft、北大在线、美国Learn.com课件工具等知名项目，在课件制作、快速学习、e-Learning、职业发展等方面具有较高理论和实践水平。曾在爱立信、北电网络、中国银行等世界500强企业就职。14年企业培训经验。北京大学MBA。BLOG地址：http://blog.sina.com.cn/kejianttt

加肥猫：扑奔网知名专家，PPT动作高手，2005年CCTV举办的PPT大赛中荣获一等奖。

大乘起信：寻找有效的沟通方式及专业的PPT设计，其原创的PPT博客是目前国内最为专业的PPT博客，2009年在google论坛开辟了自己的领地。博客地址：http://pptdesign.blogbus.com/index_1.html

无  极：非常擅长PPT的VBA编程，目前正在着手PPT插件的开发与应用。其开发的“PPT动画扩展库”软件使得PPT动画的制作事半功倍。他的BLOG：http://pptaddins.blogbus.com/

村  长：扑奔网化石级PPT设计专家，其作品下载量堪称扑奔之最。（PS：站外盗链也是最高的）

情意阿瑛：扑奔网优秀版主，为人热心，擅长PPT手绘，常年致力于UC闪客启航PPT视频培训教学。

ideappt：国内领先的幻灯片制作团队，秉承“完美演绎，幻灯传奇”的设计理念，为企业提供基于微软office操作系统下幻灯片的设计与开发。网站：www.ideappt.com

许  多 ：表扬的话我就不多说了。

详情登陆：http://www.pooban.com/forum/viewthread.php?tid=46203

一直想做一些PPT和外部数据链接的东西，包括直接读取Excel或者ACCESS数据，甚至一度有做个小产品的想法。但是看了这家公司的产品后，我放弃了，承认有很多的差距。PresentationPoint公司是一家位于比利时的开发PowerPoint加载项的公司，成立于1998年，据说是因为看到机场的展示信息得到启发，致力于PPT即时动态数据呈现的开发。他们的产品有很多，我试用了其中的DataPoint，真是太方便了。

DataPoint安装后直接在PPT中生成一个菜单和工具条，这跟很多加载项一样，然后只要很简单的设定外部的链接文件，就可以直接在PPT的表格中动态的读取数据，这些外部文件可以是txt，Excel，Access。甚至可以直接读取网页上的数据。

PPT读取外部文件技术上并不难，但做成象他们那样精美的，的确看到了差距。另外一个差距是价格，这样一个插件，标准版的他们买359美元，企业版买1907美元！比OFFICE还要贵，真的是丫环大过主人。

他们用于介绍和帮助的PPT也做得很干净，配色利落。发几个截图看看：

这种软件的致命缺陷是要演示的机器上也必须安装该加载项。这对于分发是一个很大的不便，但企业特别是内部展示，确实是方便快捷，可以想象的空间很大。这么贵的东西好在他们提供免费下载，可以15天无限制使用，对于我们了解试用学习还是足够了。可以直接在他们网站上下载。以下是他们示例的一个PPT：

这个公司还有一些其他免费的软件业很好玩，比如这个可以直接将PPT设为屏保的东东“MessagePoint"

先说两个不必要再多讨论的关于文字方面的问题：
1.关于PPT经常掉字的问题。是的，有时候ppt的文本框中会莫名其妙的少一两个字，非要将文本框拉一下才会出现缺少的文字。这个问题我认为最简单的办法就是：

在菜单 设置文本框格式--文本框--选中“自选图形中的文字换行”，就OK了。

2.关于字体打包的问题。你的机子上有的字体，人家的机子上未必有，所以如果使用了一些电脑默认没有的字体，就一定要打包，最简便的办法就是：

在菜单--工具--选项--保存--选中“嵌入TrueType字体”就OK了，至于是选部分嵌入还是全部嵌入看你的需要吧。

步入正题了。

选用字体估计是最被忽略的，其实也是最难的。有人说看一个设计师的品位只要看他选用什么字体就行了，这话讲大了，但也不无道理。字体选用是一个经验老道的专业设计师都头疼的问题，更何况大多数只是爱好者的非专业设计人员。不过无知者无畏，所以才会觉得字体并不重要。我对字体的理解也并不深刻，但人总要学着进步，所以多学习一点总是没错的。

对于初学者来说，最保险的办法就是用一些已经非常成熟的字体，比如汉字里的宋体和黑体，英文字体的介绍中文的资料也很少，或者语焉不详，或者是wiki式的介绍，好像不太直观。介绍几款国外设计师们很推崇的英文字体，用过后觉得至少在做标题时，可有很大改观，老是千篇一律的用Arial，有时候确实很闷。

1.AvantGarde

这款字体由简单的直线和弧线组成，非常的柔和，平静，看到它我老想起多普达的logo，估计这个logo难说不是根据这款字体变化而来。

2.sloop

漂亮而优雅的“花体字”，据说国外一般用在正式场合，感觉很有皇家风范。

3.Planet Kosmos

这款就现代多了，很有视觉冲击力，卡通化，又有街头气息。

4.Trajan

这款字体你眼不眼熟？我在N多的场合见到过，觉得真好看，你知道它有多流行吗？听说很多好莱坞的电影海报设计都是用它，不相信？看这里。

5.Frutiger

这一款也是我非常喜欢的字体，大多用在标题，招牌上。

6.Didot

这款字体你不认识不要紧，上面的这本杂志你总认得吧？上面这本杂志你不认得也不要紧，假如你是个男的。你是女的也不知道？那你一定是一个不爱慕虚荣的好女孩。时尚的代表VOGUE的杂志封面logo就是用这个字体的，如果非要给这款字体一个风格的标签，那就是：时尚。

看过之后是不是很想下载回来试试？要说明的是以上字体全部是收费字体，请谨慎用于商业行为。国内有些网站也有部分字体下载，但不靠谱，往往不是要你注册，或是没有链接，还有下来后货不对版的，不过下面这个链接真的非常棒！http://www.fontyukle.com/tr/ 网站上的文字除了广告外一个字也不认识，难道是土耳其的？可以直接在该网站上搜索字体名字就可以选择到你要下载的字体了。这个网站的唯一缺点就是字体不是打包下载，不过这也可看作是优点，一般一款字体会有几种变换，我们常用的我认为只要正常，粗体和斜体就够了。

讨论组里有谈到这个话题，觉得很有意思。但这个题目实在太大了，没有办法写。PPT的封面说起来就是一幅小型海报，书籍的封面或者其他的平面设计，想要设计出彩，还是需要一些平面设计基础的。当然，PPT封面要传达的信息相对比较简单，标题，公司，演讲者这三个要素是最常需要体现的。推荐一本书《设计元素》，有时间想把这本书摘做个PPT。

我们来看看我个人比较喜欢的两家设计公司他们的PPT封面：

http://www.presentationload.com/

http://www.poweredtemplates.com/

可以看出，他们的封面设计采用的图片都是经过处理的，调色，合成，添加效果等等。对于采用图片来做封面如何好，实在不能一概而论。这对一般的使用者来说有点困惑，毕竟不是每个人都有时间或者经验来处理图片，但是如果没有图片也还是有些简单方法可以创造出不一般的感觉。比如：

大胆一点，打破文字的常规处理，有时候就会有设计感出来：

重复，简单图案重复后就会量变引起质变。这个实例的图形来自一个韩国设计的PPT，多么漂亮的图形，但仔细观察，它们其实只是用简单的图案（圆形）重复叠加而已。

对比和正负空间，这个我没有做好，随便找了个剪贴画做的，利用好负空间能使封面很不一般。制作双色字可参考这里。

以下是讨论组中的发言摘录：
windowflower：最近制作PPT抛弃了以往使用网上模板的习惯,改为自行制作.但是在首页的制作上,觉得难度不小,首先是图片的选择.如果直接将图片作为背景,必须保证图片不会太过花哨;如果将图片作为页面中的一部分,如将图片放在上方,下方为标题等,单位领导又觉得不够大气.不知道大家有没有好的建议。

Ajax:不知道LZ有没有留意过CD封面（基本上是设计师出品）？verycd.com音乐频道和cd4design.com就有不少好货。

Kawaiiday:对于封面，我有时会直接放一个背景图，然后中间加一个长为屏幕宽度高为两行字体的半透明的白色方框 标题就写在上面，当然在字体的颜色与背景图的搭配上要清晰，有明显的对比。让背景图不要过于抢眼。

Ahe:我做封面比较省事，直接放上大大的公司logo或者演讲标题，这样在ppt等待播放的时候，能够给大家直观的印象，顺便也能帮公司做做宣传。封面下来就直接是目录了，简单、方便。

Wyh:我做封面一般选择色彩比较统一不杂乱的图片，图片相对较小，约占版面二分之一左右，剩下的地方制作标题

希望对大家有启发。